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La déclaration du compte pénibilité, un casse-tête pour les entreprises

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La déclaration du compte pénibilité, un casse-tête pour les entreprises

La trêve de début d’année ne sera toujours pas pour les DRH et les éditeurs de logiciels de paye, encore sous pression. Avec la mise en place de la DSN (déclaration sociale nominative) niveau 3, les voilà confrontés à la déclaration de la pénibilité lors de l’établissement de la DADS 2015.

Claude Saunal, dirigeant de Cognitic, explique les enjeux.

Le cas des contrats de travail ne couvrant pas l’année entière

Si tout le monde avait bien intégré le dispositif, une documentation (décembre 2015) de la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse vient éclairer sous un nouveau jour le traitement, notamment, des contrats ne couvrant pas l’année entière. En effet, si l’exposition à la pénibilité est bien toujours une moyenne et n’est pas une appréciation au jour le jour de la pénibilité, la définition de la moyenne, exposée par la CNAV, mérite d’être mise en exergue.

Tout d’abord, 1 contrat de travail = 1 exposition (l’entrée en vigueur progressive de ce dispositif fera l’objet de précisions ultérieures de la CNAV). Ainsi, dans le cas d’un salarié ayant deux contrats de travail, chaque contrat sera analysé indépendamment l’un de l’autre. Cette interprétation semble permettre de dépasser, par exemple, les 50 jours de travail de nuit dans le cas d’un salarié à temps partiel ayant deux employeurs pratiquant tous les deux le travail en équipes successives alternantes, mais ne dépassant pas individuellement les 50 nuits sur l’année.

Arrêter un calendrier annuel théorique

Ensuite, il s’agit de traiter le cas des embauches, des débauches, des CDD, et les intérims présentant un caractère infra-annuel. Dans ce cas, il convient d’arrêter un calendrier annuel théorique (qui détermine si, sur une année pleine, le salarié aurait atteint les seuils) pour déterminer la base de cotisation et le nombre de points à attribuer au salarié sur son compte pénibilité. C’est donc à partir d’un planning prévisionnel, d’une extrapolation, et non d’une proratisation, que seront calculés les droits.

Claude Saunal confirme : « Nos équipes ont fourni le 31 décembre une mise à jour de notre logiciel Paiteam intégrant ce calendrier. Je pense qu’il en sera de même pour tous les éditeurs ; a contrario, seul un traitement manuel sera possible, d’autant que les calculs doivent être effectués en trentième, y compris le mois de février, et non en jours calendaires ».

Une simplicité très relative

Cette « simplicité » louée par les institutionnels est encore plus relative lorsqu’il y a une évolution des contrats de travail : imaginons une infirmière travaillant en début d’année en équipes successives alternantes et en fin d’année en bloc opératoire sous astreinte et donc en travail de nuit aléatoire.

« Le DRH devra-t-il se transformer en statisticien de l’accidentologie ou en météorologue des températures extrêmes pour déterminer les calendriers théoriques qu’il devra renseigner dans son logiciel de paye ? » s’exclame Claude Saunal, par ailleurs expert-comptable toulousain du réseau Absoluce-Qantea.

La documentation de la CNAV dissimule d’ailleurs mal cette complexité lorsqu’elle traite des absences en précisant : « Le choix de la déclaration et de la prise en compte de « l’absence » reste soumis à l’évaluation de l’employeur. En cas de désaccord entre l’employeur et le salarié, et si aucun accord ne satisfait les parties à l’issue de la procédure de réclamation devant la Caisse de retraite, la Tribunal des affaires de Sécurité Sociale peut être saisi. »

Cette documentation précise que la pénibilité s’analyse en année civile.

  • Alors doit-on en conclure que la déclaration de la pénibilité pour les contrats infra-annuels ne dépassant pas le 30 novembre devra être déclarée sur la DADS 2015 ?
  • Mais qu’en est-il exactement des contrats annuels ?
  • Doit-on attendre fin décembre pour les porter sur la déclaration 2015, comme semble le suggérer la CNAV, ou les porter sur la DADS 2016 ?

Il est fort à parier que cette année, de nombreuses déclarations se feront à partir de données saisies manuellement tant la diversité des cas est difficile à envisager dans un traitement systématique automatisé... respectant l’adage « à chaque jour suffit sa peine » !

Cognitic est un éditeur de solutions de gestion. Elle développe un ERP intégrant les fonctions de comptabilité, facturation, budget, paie, gestion des stocks, gestion des immobilisations. Sa spécificité : développements sur-mesure. Elle réalise 70 % de son chiffre d’affaires en France et 30 % à l’international. Ses clients vont de la TPE au grand groupe international.

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Communiqué du 14 janvier 2015

Publié le jeudi 14 janvier 2016

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