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Départ d’un salarié : les différentes procédures lors de la rupture du contrat de travail

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Départ d’un salarié : les différentes procédures lors de la rupture du contrat de travail

Les droits à la prévoyance et à la complémentaire santé sont désormais maintenus pour les salariés qui quittent leur entreprise durant l’année qui suit leur départ. Depuis le 1er juin, pour tenir compte de cette nouvelle donne, les procédures de départ des salariés sont modifiées.

Claude Saunal, dirigeant de Cognitic, explique les procédures que les employeurs doivent respecter

Attention au respect des procédures

Il convient au préalable de bien identifier la date de la rupture du contrat de travail et de bien être conscient qu’aujourd’hui encore, un salarié, même avec des absences injustifiées, continue à générer des coûts fixes. La rupture du contrat de travail doit être constatée au plus vite dans le respect du Code de travail, à défaut les cotisations fixes des contrats de « prévoyance » continueront à courir. Tout ceci sera totalement automatisé avec la mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN) dès la fin de l’année.

La nouvelle donne sur la portabilité des frais de santé vient se cumuler à la portabilité de la prévoyance qui ne suit pas le même traitement administratif et comptable tant que l’uniformisation prévue pour le 1er juin 2015 ne sera pas effective. Tout ceci contribue à une forte confusion dans les procédures à respecter au départ du salarié.

Rappel de la chronologie du processus au départ d’un salarié :


  • Calcul du dernier bulletin de salaire
  • Etablissement et édition du certificat de travail et reçu pour solde de tout compte
  • Validation par le dirigeant ou par le responsable paye/RH
  • Etablissement de la DNA-AE (déclaration nominative des assurés - attestation de l’employeur) ou DSN
  • Télétransmission de la DNA-AE ou DSN à Pôle emploi
  • Traitement des rejets et anomalies / confirmation de la validation
  • Retour de la DNA par Pôle emploi
  • Proposition du maintien de la « prévoyance » au salarié
  • Retour des attestations d’inscription à Pôle emploi
  • Information des organismes de prévoyance de la portabilité
  • Signature de la DNA par l’employeur
  • Remise du certificat de travail avec mention de la portabilité de la « complémentaire santé »
  • Signature par le salarié du solde de tout compte.

Cette liste synthétique met en exergue les incompatibilités dans les délais d’information et, en conséquence, les risques que prend l’entreprise lors de chaque rupture.

LA PORTABILITE DES « FRAIS DE SANTE »

(« complémentaire santé communément appelé « mutuelle »)

Si la portabilité « frais de santé » ou « complémentaire santé » est obligatoire et gratuite pour le salarié, le coût de cette nouvelle obligation est intégrée dans le taux de la cotisation des actifs. L’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2008, qui introduit ces nouveaux droits, concerne tous les employeurs.

Tous les employeurs sont concernés

Il en découle deux conséquences :

  • l’employeur doit informer son salarié de ses droits sur le certificat de travail (ce dernier doit bénéficier d’une couverture avant la rupture du contrat de travail, même si les droits sont ouverts en cours de préavis, effectué ou non) ;
  • le salarié doit justifier auprès de sa prévoyance ou de sa mutuelle de ses droits à Pôle emploi.

Le maintien des droits cesse comme auparavant :

  • à l’issue de la période de maintien,
  • lorsque le salarié bénéficiaire retrouve un emploi et n’est donc plus indemnisé par Pôle emploi,
  • lorsqu’il est radié par Pôle emploi,
  • en cas de non remise d’un justificatif d’indemnisation chômage (exclusion de la faute lourde et de la démission dans le maintien),
  • en cas de liquidation, de la pension de retraite en cours de portabilité.

Les nouvelles mentions à apporter sur le certificat de travail

Le maintien des garanties débute à la date de la rupture du contrat de travail et pour une durée maximum de 12 mois (contre 9 auparavant). Il convient désormais d’arrondir l’ancienneté au nombre supérieur (5 mois et 3 jours = 6 mois de droits) pour déterminer les droits au maintien.

Le certificat de travail est obligatoirement remis à tout salarié quittant l’entreprise, en même temps que le solde de tout compte et l’attestation Pôle emploi.

Les mentions obligatoires à compter du 1er juin 2014 :

  • la date d’entrée et de sortie du salarié,
  • la nature du ou des emplois successifs dans l’entreprise,
  • les droits acquis et non utilisés par le salarié au titre du DIF et l’OPCA dont dépend l’entreprise. Il faut indiquer non seulement le nombre d’heures acquises mais également la somme correspondant à ce solde. Le calcul est simple : nombre d’heures acquises x 9,15€,
  • la mention du type « En application de l’article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale, M. /Mme [prénom] [nom] bénéficiera, à compter de la date de cessation de son contrat de travail, soit à compter du JJ/MM/AAAA, du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé, à savoir des soins liés à la maladie, l’accident ou la maternité, prévu par le contrat de prévoyance souscrit par l’entreprise (ou dans les mêmes conditions de droits que précédemment) et ce, pendant une période égale, au maximum, à la durée d’indemnisation du chômage, et dans la limite de la durée du(des) dernier(s) contrat(s) de travail (consécutifs au sein de notre entreprise), sans pouvoir excéder 12 mois ». « Les garanties maintenues seront identiques à celles en vigueur dans l’entreprise et seront applicables dans les mêmes conditions aux ayants-droit du salarié qui en bénéficiaient effectivement à la date de la cessation du contrat de travail ».

Attention au formalisme

L’absence de cette dernière mention, sous cette forme ou une autre, serait considérée fautive et l’entreprise pourrait être condamnée à verser au salarié des dommages et intérêts à titre de réparation.

Les salariés et les employeurs sont sécurisés

Le principe de la mutualisation pour la portabilité de la « complémentaire santé » simplifie grandement les procédures de départ, le solde de tout compte n’étant plus impacté. Cette réforme qui transfère les risques sur les organismes de prévoyance sécurise simultanément le salarié et l’entreprise puisque le coût du départ de celui-ci est figé.

LA PORTABILITE DE LA « PREVOYANCE »

L’article 14 de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2008 établit une véritable obligation pour l’employeur et doit donc être dissocié de l’article 4 de la loi n°89-1009 du 31 décembre 1989 dite « loi Evin » qui pose une obligation de maintien des couvertures de prévoyance et santé à la charge de l’assureur.

La portabilité de la prévoyance continue à suivre les règles antérieures. Ces dernières ne seront modifiées qu’au 1er juin 2015. Le coût de la portabilité n’est pas mutualisé et reste donc à la charge de l’entreprise et du salarié. Ceci impacte donc le net à payer (y compris par l’incidence sur le forfait social ou la CSG) et le total des cotisations dues aux organismes.

Il convient donc pour chaque employeur de s’assurer de la volonté du salarié qui dispose d’un temps de réflexion alors que le solde de tout compte et les attestations AED (attestations de l’employeur dématérialisées) doivent être établies.

De nombreux modèles sont disponibles sur internet (site des caisses de prévoyance).

Nous préconisons deux procédures :

- une dans laquelle l’employeur « précompte » sur le solde de tout compte les cotisations dans l’attente de la décision du bénéficiaire ;

- la seconde demandant le versement de la part salariale au salarié (CSG et contributions sociales sur la part patronale transférées à la charge de l’employeur).

La vigilance est donc de rigueur dans le respect des procédures de départ des salariés au risque, en cas de défaillance, de mettre à la charge de l’entreprise le versement des prestations auxquelles le salarié aurait eu droit.


Modèle 1

Acceptation prélèvement part salariale prévoyance sur solde de tout compte

Je soussigné(e) : .................................................................... Demeurant : ......................................................................... Reconnais accepter que la part de cotisations dont je suis redevable au titre de la portabilité des droits santé et/ou prévoyance ainsi que la CSG/CRDS correspondante soient précomptées sur mon solde de tout compte qui sera établi suite à la rupture / fin de mon contrat de travail. Je m’engage à fournir à mon employeur l’attestation d’ouverture de mes droits à Pôle emploi. Les sommes ainsi précomptées feront l’objet d’une restitution :
- si je renonce sous un délai de 10 jours à la portabilité de la prévoyance
- si mes droits à chômage venaient à s’éteindre. après signification à mon employeur de ma décision de renoncer à la portabilité ou de mon changement de statut à charge pour ce dernier d’en avertir l’assureur. Le présent courrier d’acceptation a été établi en double exemplaire dont un m’a été remis.

Fait à ........., le ...... . Signature précédée de la mention manuscrite " Bon pour accord "

Modèle 2

Information portabilité prévoyance

Version courte avec annexes

Je soussigné(e) : .................................................................... Demeurant : ......................................................................... Reconnais avoir été informé de la possibilité de portage de la prévoyance durant la période de couverture mes droits à Pôle emploi dans la limite mentionnée dans le document qui m’a été remis ce jour. A défaut de retour dans les délais mentionnés dans le document qui m’a été remis, je renoncerai à mes droits. Seule une signification à mon employeur de ma décision à exercer la portabilité et le paiement de la part salariale permettra de me maintenir dans mes droits. Le présent courrier d’acceptation a été établi en double exemplaire dont un m’a été remis. Fait à ........., le ...... . Signature précédée de la mention manuscrite " Bon pour accord "

Version développée

Madame, Monsieur,

Suite à votre licenciement - l’arrivée du terme de votre CDD - la rupture de votre CDD - la rupture conventionnelle de votre contrat de travail - la rupture de votre contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, votre contrat de travail prendra fin le date de fin de préavis, effectué ou non.

A cette date, et en application de l’article 14 de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2008 modifié par l’avenant n°3 du 18 mai 2009, vous pouvez conserver, sous réserve de prise en charge par le régime d’assurance chômage, le bénéfice des régimes de prévoyance et de couverture des frais médicaux en vigueur au sein de notre entreprise.

Le maintien de cette couverture sera d’une durée égale à la durée de votre dernier contrat de travail, appréciée en mois entiers, dans la limite de 9 mois. Pour ce qui vous concerne, vous aurez droit à (nombre de mois de travail plafonné à 12) mois de portabilité.

Dans ce cadre, il vous appartient de nous faire parvenir au plus vite le justificatif de votre prise en charge par le régime d’assurance chômage.

Le financement de ces garanties est assuré conjointement par notre entreprise et par vous-même, dans les mêmes proportions qu’antérieurement.

Concernant le règlement de votre part de cotisations, il vous incombe de verser le montant de la totalité de la cotisation dont vous êtes redevable pour le maintien de vos garanties pour la période sus-visée ainsi que la part de CSG/CRDS correspondante.

Le paiement de votre cotisation salariale pourra s’effectuer par versement d’un chèque d’un montant de .............euros (soit ............. € au titre du maintien des garanties et ............. € au titre de la CSG/CRDS correspondante) (1), ou par prélèvement de la somme sur votre solde de tout compte (2).

Dans tous les cas, il vous appartiendra de nous faire parvenir l’information de la date de cessation du versement des allocations du régime d’assurance chômage dans le cas où celle-ci interviendrait avant la fin de la durée de portabilité (afin de procéder au remboursement du solde des cotisations trop versées).

Nous attirons également votre attention sur le fait que les garanties qui vous sont maintenues sont celles dont bénéficieront les salariés de l’entreprise pendant votre période de chômage, de telle sorte que toute évolution collective de ces garanties à compter de votre départ vous sera opposable.

A compter de la date de fin de votre contrat de travail, vous bénéficiez d’un délai de 10 jours, soit jusqu’au xxx au cours duquel vous pouvez nous signifier votre refus de bénéficier de la portabilité des droits. Il convient de noter que ce refus ne peut être partiel, il concerne l’ensemble des garanties dont vous bénéficiez en tant qu’actif. Sans courrier de votre part manifestant votre refus, nous considérerons que vous avez accepté le bénéfice de la portabilité, et vous aurez à nous faire parvenir le versement de votre part de cotisations ainsi que la CSG/CRDS dans un délai de 15 jours (3) maximum suivant la date de rupture de votre contrat de travail, soit jusqu’au .............

A défaut de réception de votre paiement à cette date, nous serons, comme le prévoit l’article 4 de l’ANI, libérés de notre obligation et vous perdrez le bénéfice des droits à portabilité.

Fait à .... le .............

Signature

(1) Il est possible de prévoir toute autre modalité de paiement comme par exemple l’acceptation de plusieurs chèques ou la mise en place d’un prélèvement automatique... (2) Dans ce cas, vous aurez à nous retourner un courrier d’accord exprès pour prélèvement sur solde de tout compte que vous trouverez en annexe à cette lettre d’information. (3) Délai modifiable donné à titre indicatif, il laisse 10 jours pour la réflexion et 5 jours pour le paiement.




Cognitic est un éditeur de solutions de gestion.

Elle développe un ERP intégrant les fonctions de comptabilité, facturation, budget, paie, gestion des stocks, gestion des immobilisations. Sa spécificité : développements sur-mesure. Elle réalise 70 % de son chiffre d’affaires en France et 30 % à l’international. Ses clients vont de la TPE au grand groupe international.

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Communiqué du 27 août 2014

Publié le mercredi 27 août 2014

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